گزارش کاراموزی موجودی انبار شرکت کاغذی لطیف

گزارش کاراموزی موجودی انبار شرکت کاغذی لطیف در 57 صفحه ورد قابل ویرایش

مقدمه :

كلیه داراییهای یك واحد تجاری - تولیدی دارای ارزش اقتصادی است و حصول اطمینان از به كارگیری آن طبق هدفهای تعیین شده ، نیازمند طرح ریزی می باشد . مثلاً مهندسین تولید برای استفاده موثر از تسهیلات تولید ، برای كلیه فعالیتهای تولیدی به دقت برنامه ریزی می كنند . یا مدیران سیستم ضوابط عملیاتی را به نحوی تنظیم می كنند كه حداكثر استفاده را از سیستم كامپیوتر به عمل آورند و از هر گونه استفاده نابجا از این سیستم جلوگیری نمایند . برخی از داراییها به علت ماهیت یا اهمیت آن مستلزم بذل توجه و اعمال دقت بیشتر مدیریت است . موجودیها ، دارایی دیگری است كه نیازمند توجه دقیق مدیریت واحدهای تجاری - تولیدی می باشد .

موجودیها دو ویژگی مهم دارد كه این ویژگیها ، بذل توجه خاص و همچنین طرح‌ریزی آن را الزامی می كند . ویژگی اول ، صرف مقدار متنابهی از منابع واحدهای تجاری - تولیدی در موجودیهاست . ویژگی دوم ، گردش موجودیهاست كه برخلاف داراییهای غیرجاری به طور مداوم مصرف و مجدداً جایگزین می گردد .

 


 

 

 

 

فصل اول

تاریخچه شركت محصولات كاغذی لطیف


شركت محصولات كاغذی لطیف در تاریخ 7/3/1364 تأسیس و عملیات اجرایی خود را در اواخر سال 1370 در شهر صنعتی هشتگرد در زمینی به مساحت 65 هزار متر مربع و زیربنای حدود 30 هزار متر مربع و با ظرفیت 15000 تن كاغذ با گراماژ پایین آغاز نمود. و پس از گذشت حدود 5/2 سال در نیمه اول سال 1373 بهره برداری از آن آغاز گردید.

ماشین آلات در چهارچوب قرارداد همكاری فنی و اقتصادی ایران و اتریش با استفاده از ارز فاینانس از شركت فویت خریداری گردیده و اعتبار آن در تاریخ 5/1/1370 در بانك تجارت گشایش یافته است.

لطیف اولین كارخانه دارای واحد جوهر زدایی (Dinking) در صنایع كاغذ سازی ایران می باشد و قادر است روزنه 60 تن كاغذ باطله را جوهر زدائی نموده و به صورت خمیر اولیه تبدیل و از محل این خمیر انواع محصولات را تهیه نماید.

كارخانه كاغذسازی لطیف با بهره گیری از سیستم پیشرفته PLC، با دارا بودن دو مركزیت كنترل در سالن كاغذ و سالن جوهر زدایی با بیشترین راندمان نسبت به كنترل تجهیزات كارخانه اقدام نماید. ماشین كاغذ توان تولید انواع كاغذهای بهداشتی و صنعتی را از گراماژ 14 تا 45 گرم بر متر مربع دارا می باشد. تمام كنترل آن به وسیله سیستم PLC انجام گرفته و سیستم پرس آن از دو غلتك پرس جهت آبگیری و صافی كاغذ تشكیل شده و قسمت خشك كننده آن از یك غلتك به قطر 4000 میلی متر از طریق داخل بوسیه بخار گرم و از قسمت بیرون به وسیله هوای گرم كاغذ را خشك می كند. بعد از این مرحله سیستم اتوماتیك اندازه گیری قرار دارد كه وزن و رطوبت و ضخامت كاغذ را اندازه گیری نموده و تمام اطلاعات را به وسیله چاپگر موجود در اطاق كنترل می دهد.

انواع محصولات شركت به شرح زیر می باشد.

 

ردیف
    

نوع
    

ظرفیت در 24 ساعت (به تن)

1
    

دستمال كاغذی
    

60

2
    

حوله كاغذی
    

60

3
    

كاغذ بسته بندی میوه
    

45

4
    

نسخه دوم ماشین تحریر
    

50

مشخصات ماشین كاغذ:

1-نوع ماشین:ماشین كاغذ با گراماژ پایین

2-ماشین كاغذ از نوع دیوفوری

3-عرض ماشین 3000 میلی متر

4-عرض كاغذ بدون برش 2760 میلی متر

5-عرض كاغذ مفید 2700 میلی متر

6-سرعت طراحی شده برای ماشین 1400 متر در دقیقه

7-سرعت كار ماشین 1006 متر در دقیقه

8-قطر سیلندر MG4000 میلی متر

شركت محصلوات كاغذی لطیف از چندین انبار تشكیل شده است.

1-انبار مواد اولیه

2-انبار محصول

3-انبار مواد شیمیایی

4-انبار قطعات فنی

انبار مواد اولیه:كلیه مواد اولیه وخام در این محل جمع آوری شده پس از بررسی و تأیید در جایگاه های مخصوص بسته بندی شده و آماده برای برنامه ریزی تولید می‌باشند.

2-انبار محصول:كلیه محصولات تولید شده در هر روز در انبار محصول چیده و طبقه‌بندی می شوند تا با حواله فروش محصولات بر اساس نوع تولید و درخواست مشتری از انبار خارج شود.

 

3-انبار مواد شیمیایی:كلیه مواد شیمیایی موجود در شركت جهت رفع نیارهای

واحدها در انبار فوق جمع آوری و طبقه بندی شده و بر اساس نیاز واحدها و با ارائه برگ درخواست به واحد ها ارسال می شود .

4-انبار قطعات فنی:كلیه قطعات و ملزومات مربوطه به واحدهای تولیدی
خدماتی- اداری و قطعات به ماشین آلات در انبار قطعات موجود می باشد كه این اقلام مصرفی و یا سرمایه ای است. این اقلام بر طبق سیكلی از انبار خارج شده و مجدداً هم اجناس جایگزین وارد انبار می شود.

كلیه مراحل ورود و خروج و كنترل اقلام توسط پرسنل انجام شده و توسط واحد برنامه ریزی میزان موجودی كنترل و نسبت به جایگزین آن اقدامات لازم صورت گردد.

-4- تعریف ماهیت نظام اطلاعاتی انبار

نظامهای اطلاعاتی در كارخانجات تولیدی بیشتر در زمینه های برنامه ریزی و كنترل تولید، برنامه ریزی و كنترل مواد، كنترل كیفیت، تعمیرات و نگهداری، انبار و انبارداری مطرح می باشند. به عبارت دیگر نظام اطلاعاتی انبار ایجاد روشهای منظم و منطقی در انبار برای انتقال اطلاعات، اعمال كنترلهای لازم، ورود و خروج كالا از انبار و حصول اطمینان از اجرای كارهای انبار به طور صحیح و طبق برنامه از پیش تعیین شده می‌باشد .

 

2-4- نتایج حاصله از استقرار نظام صحیح اطلاعاتی برای انبار

نتایج حاصله از استقرار نظام صحیح اطلاعاتی عبارتند از:

1-ایجاد رابطه بهتر در واحدهای مرتبط برای تبدیل اطلاعات

2- تسریع عملكرد واحدهای مختلف به كمك طرح فرمهای مناسب و مورد نیاز برای نگهداری حساب موجودیهای انبار

3- ایجاد نظارت بهتر و مؤثر تر و دقیقتر از نظر مقداری و ریالی

4-كمك به شناسایی بهتر كالاهای موجود در انبار

5-سفارش به موقع كالا به میزان مورد نیاز

6-افزایش اطلاعات مدیریت از میزان كالاهای موجود در انبار

7-نگهداری اطلاعات به روز درامده از وضع موجودیهای انبار و دادن اطلاعات دقیق و صحیح از آنها به بخشهای مختلف سازمان

8-تشكیل فایلهای اطلاعاتی لازم جهت بررسی موجودیها و تجزیه و تحلیل مقداری و ریالی آنها

9-كاهش مشكلات ناشی از عیب افراد شاغل در انبار

10-كاهش هزینه ها و كارهای زاید اداری از راه حذف فرمهای غیر ضروری در انبار

11-شناسایی كالاهای زائد و بلا استفاده در انبار

 

3-4- وظایف اطلاعاتی انباردار

1- صدور برگ درخواست خرید و بایگانی یك نسخه از آن

2- صدور برگ رسید انبار هنگام دریافت كالا و بایگانی یك نسخه آن

3-صدور برگ مرجوعی كالا به انبار هنگام دریافت كالای برگشتی از واحدهای مختلف و بایگانی یك نسخه از آن

4-صدور برگ برگشتی خرید هنگام عودت كالا

5-صدور برگ حواله انبار هنگام تحویل كالا به متقاضی

6-صدور سایر فرمهای لازم

7-تهیه كارت برای هر یك از اقلام انبار و ثبت نقل و انتقلات كالا بر روی آن

8-تهیه گزارش از صرف غیر عادی از یك كالا

 

4-4- جریان كلی گردش عملیات در سیستم نظام تداركات

منظور از گردش عملیات در سیستم تداركات عبارتست از مشخص كردن چگونگی اجرای كارها و وظایف محوله به واحدهای درگیر در سیستم تداركات، گردش عملیات و مراحل اساسی تهیه و تدارك كالا و عملكرد واحدهای مختلف در سیستم تداركات به ترتیب زیر است :

1- واحد متقاضی كه پس از تشخیص لزوم دریافت كالا برگ درخواست كالا را تكمیل می كند.

2- انباردار پس از بررسی و تأیید صحت امضای مجاز روی برگ درخواست كالا پس از مراجعه به كارت كالا از میزان موجودی كالا اطمینان حاصل می نماید .

3- در صورت موجود بودن كالا انباردار از طریق صدور برگ حواله انبار كالا را تحویل می دهد.

4- در صورت موجود نبودن كالا برگ درخواست خرید خدمت ارسال می شود.

5- واحد تداركات مبلغ لازم را برای خرید كالا برآورد می كند و به حسابداری بازرگانی می فرستد.

6- واحد حسابداری پس از تشخیص و تثبیت وضع اعتبار برگ درخواست ، خریدار را به كمیسیون مالی می فرستد.

7- در صورت موافقت با خرید واحد حسابداری بازرگانی برگ درخواست خرید را به واحد تداركات پس می فرستد.

8- در صورت عدم موافقت با خرید طی برگشت نسخه دوم برگ درخواست خرید به انبار و به اطلاع واحد درخواست كننده می رسد.

9-عملیات مقدماتی سفارش كالا توسط واحد تداركات اجرا و برگ سفارش خرید صادر می شود.

10- سپس توسط واحد خرید نسبت به خرید كالاها از داخل یا خارج كشور تصمیم گیری می شود.

11-واحد تداركات ضمن اجرای عملیات خرید انبار را با ارسال برگ استعلام بها آگاه می سازد.

12- برگ سفارش خرید و كالای خریداری شده توسط مأمور خرید به واحد انبار فرستاده می شود.

13-واحد انبار پس از تأیید برگ رسید انبار را جهت وصول كالا به انبار ارائه می دهد و در صورت عدم مطابقت برگ گزارش كالای غیر قابل قبول یا كالای برگشتی را به واحد تداركات ارسال می دارد.

14-انباردار مشخصات كالا را در كارت كالا ثبت می نماید و جهت خروج از برگ خروج كالا استفاده می نماید.

 

صورتهای مواد

یكی از عوامل مهم هنگام بررسی سطوح موجودی انبار كالا صحت صورتهای مواد است. به موارد زیر توجه كنید:

    صورتهای مواد هرچند وقت یكبار بازبینی به روز می شوند؟
    آیا صورتهای مواد صحیح و دقیق هستند؟ آیا این صورتهای مواد در برگیرنده مفهوم كلی مهندسی كالا مربوط به چندین سال قبل هستند یا اینكه قطعات و مونتاژهای فرعی را كه عملاً در كارخانه استفاده می شوند را منعكس می كند؟
    آیا در صورتهای مواد، مقادیر هر مونتاژ و واحدهای اندازه گیری تعیین شده‌اند؟
    آیا مدت زمان دریافت كالای خریداری شده، ثبت گردیده است؟
    آیا ضایعات یا آب رفتگی محصولات مورد توجه قرار گرفته اند؟ صورتهای موادی كه با در نظر گرفتن محصول صد در صد ایجاد می شوند در اكثر واقع اشتباه هستند و منتهی به كمبود با ازدیاد مواد می شوند كه علت آن هم استفاده نامناسب از قطعات است.

 

سیاستهای دریافت

سیاست دریافت باید مستند باشد و فعالانه اداره شود تا از دریافت به موقع كالا و پردازش منسجم تفاوتهای مقداری(محموله های زیاده از حد، مرجوعی ها) اطمینان حاصل شود. به این سؤالات توجه كنید:

    آیا از اسناد دریافت و اطلاعات سفارش خرید برای تأیید صحت سفارش استفاده می شود؟
    آیا قبل از اینكه مواد خیلی مهم به انبار یا سالن تولید وارد شوند بازرسی كیفیت صورت می گیرد؟
    فرایند مواد برگشتی چیست؟ چه كسی مسئول برگشتیها، بازرسی آنها و در صورت تأیید مسئول ثبت برگشت مواد در مدارك دائمی است؟

وضعیت ATP(مقدار موجودی در دسترس  قابل تعهد)

ATP دقیقاً همان چیزی است كه به نظر می رسد. ATP آن مقدار از موجودی كالا است كه كه قبلاً به یك سفارش مشتری یا به عنوان یك مونتاژ فرعی در یك واحد دیگر تعهد داده نشده است. زمانی كه ATP شناخته شده نیست، بسیاری انباشته می كنند كه مطمئن شوند به اتمام نمی رسد و یا در سطوح خیلی كم موجودی عمل می كنند. هر دو راه كار اشتباهی است. موجودی كالایی كه به اندازه كافی گردش نداشته باشد، دارائیهای شركت را هدر می دهد و به طور خطرناكی، سطوح پایین و موجودی كالا ریسك كسری كالا را افزایش می دهد؟ كه ممكن است باعث توقف خط تولید شود. بهترین راه برای چك كردن نحوه استفاده و صحتATP‌(Available to promise) این است كه مراقب كاركنان بخش دریافت سفارش باشیم.

اگر آنها مشتریان را در نوبت می گذارند به منظور بازرسی فیزیكی وضعیت ذخیره، به انبار بروید زیرا مشكلی وجود دارد.

تغییرات مهندسی

آیا تغییرات در اجزای كالای ساخته شده بازنگری می شوند و آیا تاریخهای مؤثر به همه بخشها بموقع ابلاغ می شوند؟ به این سؤالات توجه كنید:

    آیا شركت شما از یك كمیته نغییر مهندسی برای تجزیه و تحلیل اهمیت تغییرات پیشنهاد شده استفاده می كند؟
    قبل از اینكه یك مهندس یك قطعه را از رده خارج بكند ببینید كه تغییر مورد نظر چه اثری بر سایر زمینه های كاری شركت ممكن است داشته باشد.
    آیا اطلاعیه های تغییر مهندسی تاریخهای مؤثری را كه فعالانه اداره می شوند را در بر می گیرید؟ (در غیر این صورت، خریداران ممكن است قطعات را مبتنی بر مدارك تاریخیشان و طرحهای قبلیشان سفارش دهند.)

نتیجه چیزی جز سفارش قطعات به اشتباه (كه باعث موجودی كالای از رده خارج می‌شود) و یا سفارش ندادن قطعاتی كه باید خریداری شوند، نیست. یك هیات بازنگری مواد كه متشكل از افرادی از حوزه های حسابداری، مهندسی، ساخت و بازاریابی است را به كار بگیرید.

گزارش ضایعات

اگر قطعات در حین فرایند مونتاژ آسیب ببینند، آنگاه بررسی چگونگی صدور قطعات جایگزین شده ضروری خواهد بود. بسیاری از شركتها به كاركنان خط تولید اجازه می دهند كه به انبار كالا دسترسی باز داشته باشند و برای قطعات اضافی استفاده شده در یك فعالیت خاص به هیچ نوع ثبتی نیاز نیست. دلائل متعددی وجود دارد كه همه قطعات استفاده شده در فرایند تولید باید در قبال یك سفارش كاری مشخصی كنترل شوند. اول اینكه، استفاده از قطعات اضافی، سودآوری هر كاری را تحت تأثیر قرار می‌دهد و لذا ردیابی قطعاتی كه واقعاً استفاده شده اند مهم است. دوم اینكه ثبت كردن استفاده واقعی قطعات شما را قادر خواهد ساخت تا قطعات تعویض شما را قادر خواهد ساخت تا قطعات تعویض شده را از موجودی كالا، كم كنید و به این وسیله توازنهای دقیقتری از موجودی كالای در دسترس را می توانید منعكس كنید.