گزارش كارآموزی بررسی مقدماتی تداركات و سیستم انبارها

گزارش كارآموزی بررسی مقدماتی تداركات و سیستم انبارها در 35 صفحه ورد قابل ویرایش


مقدمه ای بر كارآموزی


در زمینه اجرای كارآموزی اینجانب در سازمان نقشه برداری كشور درخصوص امكان سنجی، طراحی، ایجاد سیستم انبار اداره تدراكات گزارش حاضر بعنوان «كارآموزی» تهیه شده و جهت نمایاندن تصویر كلی و همه جانبه فعالیتهای اداره تدارك، نه تنها سیستم انبار بلكه كلیه سیستم های موجود مورد شناخت قرارگرفته اند این گزارش حاصل مصاحبه با پرسنل اداره تداركات و بازدید عینی از فعالیتهای این اداره می باشد. ارتباطات اداره تداركات بامحیط بیرونی شامل مدیریتها و واحدهای سازمان نقشه برداری و خارج از سازمان نیز دراین گزارش ملحوظ نظر واقع شده است ولی با توجه به گسترش سازمان نقشه برداری و سیستم های اداری و مالی آن سازمان از فعالیتهای اداره تداركات گزارش تهیه گردیده این گزارش شامل نتایج و ادامه فعالیتهای مذكور در سایر واحدهای سازمان نمی باشد و صرفاً در حیطه فعالیتهای اداره تداركات تهیه شده است، جهت ارائه بهتر ارتباطات و گردش اطلاعات اداره تداركات از تكنیك «نمودارهای مفهومی گردش اطلاعات» (DFD) استفاده شده است تاكلیه ارتباطات و ورودیها و خروجیهای سیستم فعلی به سهولت دردسترس خواننده قرار گیرند.

درقسمتهای دیگر گزارش، شرح ورودیها و خروجیها (فرمها، اطلاعات، درخواستها و …) و شرح كلیه فعالیت هریك از واحدهای اداره تداركات ذكر گردیده است.

قسمت اشكالات و نارسائیها شامل نتیجه گیری از آن بخش ازروشهای انجام كار است كه غیرمنطقی و غیراصولی بوده و یا اطلاعات و نحوه گردش اطلاعات جهت انجام صحیح و به موقع امور ناكافی تشخیص داده شده است.

 قسمت اول – جایگاه سازمانی و تشكیلات اداره تداركات

1-   جایگاه سازمانی اداره تداركات درسازمان نقشه برداری كشور

1-1-تداركات به عنوان یكی از ادارات امور اداری و خدمات درحوزه معاونت مالی اداری سازمان نقشه برداری جای دارد.

ساختار كلی سازمان نقشه برداری و جایگاه اداره تداركات درنمودار زیر نشان داده شده است:

2ـ حسابداری

3ـ تنظیم اسناد

4ـ كار پردازی

5ـ انبارها

6ـ كاردكس

7ـ دفتر اداره تداركات


 1ـ4ـ شرح فعالیتهای ریاست اداره تداركات


ریاست اداره تداركات علاوه بر نقش سرپرستی ، هماهنگی ، كنترل و برنامه ریزی اداره تداركات ، فعالیتهای زیر را انجام می دهد .

 1 ـ  دریافت درخواستهای كالا از طریق مدیریت واحدهای سازمان و تایید اولیه برای انجام عملیات تحویل كالا از انبارها در صورت وجود

2 ـ   دریافت درخواستهای خریدكالا از طریق مدیریت واحدهای سازمان و تایید اولیه برای انجام عملیات خرید در صورت تامین اعتبار از سوی امور مالی و ذیحسابی

3 ـ اخذ تأئید  درخواستهای خرید از مدیریت امور اداری ، خدمات

4 ـ اخذ تصویب درخواستهای خرید از مدیریت امور مالی و ذیحسابی در رابطه با بودجه مصوبه و تامین اعتبار

5 ـ ارجاع در خواستهای كالا به كاردكس و انبار جهت تحویل به متقاضی

6 ـ ارجاع درخواستهای خرید به كارپردازی جهت خرید كالا و تحویل به انبار

7 ـ درخواست و اخذ پیش پرداخت از امور مالی و ذیحسابی بابت خریدهای كلان و خارج از حد توان تنخواه گردان اداره تداركات كه در این صورت چك مستقینا در وجه فروشندگان  صادر ولی مسئولیت پی گیری امور بعهده تداركات می باشد.


2 ـ4ـ شرح فعالیتهای حسابداری


1 ـ درخواست از امور مالی و ذیحسابی نسبت به واریز وجوه بودجه ( طرح ، درآمد، جاری ) مصوبه بمرور طی سال و بصورت علی الحساب كه از طریق تنظیم اجازه پرداخت انجام می شود .

2 ـ صدور چك در وجه كارپرداز ان  و فروشندگان و تنخواه گردانهای فرعی و اخذ رسید از آنان بر روی فرم حواله صدور وجه

3 ـ نگهداری حسابهای بدهی كارپردازان ، تنخواه گردانهای فرعی ( خدمات ، مدیران، و واحدها و واحد سفارشات خارجی ) بهنگام صدور چك در وجه آنان

4 ـ نگهداری حسابهای بدهی كاركنانی كه امور خاصی را انجام می دهند ( بطور مثال امور خرید بلیط  هواپیما و …) و بدهی فروشندگان كالا و خدمات ( پیش پرداختها )

5 ـ نگهداری سایر حسابها مانند هواپیمایی جمهوری اسلامی و تنخواه گردان خوابگاه دانشجویی

6 ـ نگهداری حسابهای منابع تامین تنخواه گردان اداره تداركات كه شامل وجوه بودجه طرح ، بودجه جاری و بودجه در آمد می باشد.

7 ـ طی سال وجوه بودجه دریافت شده بصورت ثابت در حسابها نگهداری می‌شود چون مرتبا با ارسال اسناد هزینه قطعی به امور مالی و ذیحسابی تجدید می گردد باستثنای دو ماه پایان سال كه عمل تجدید تنخواه گردان انجام نمی شود  تا كل وجوه بودجه مصرف گردد و در صورت مازاد به سال بعد منتقل می شود.

8 ـ ثبت حسابها بر اساس خلاصه فهرست اسناد و نماینده اسناد در دفتر معین انجام می شود ، كلیه حسابها در سطح معین می باشند و طبقه بندی كلی وجود ندارد .

9 ـ نگهداری حساب بانك ( جاری 90001 ملی نزد شعبه سازمان نقشه برداری ) كه وجوه دریافتی بودجه در این حساب واریز و چك جهت پرداخت بهای خریدها و هزینه از این حساب صادر می شود.

10 ـ اخذ چك تجدید تنخواه گردان از امور مالی و ذیحسابی برابر مبلغ اسناد هزینه قطعی و واگذاری به بانك و ثبت در حساب بانك و متقابلا حسابهای بودجه طرح   (درآمد، جاری) بستانكار می شوند.

11 ـ نگهداری حساب تفصیلی خریدها و هزینه های انجام شده برای هر یك از حوزه های مدیریت در دفتری بشكل روزنامه ، این حسابها جنبه آماری داشته و ارتباطی با ثبت حسابها ندارد .

12 ـ كسر كردن از حساب بدهی كارپردازان و فروشندگان پس از اخذ رسید از امور مالی و ذیحسابی  ( قبل از رسیدگی ) مبنی بر رسید اسناد هزینه قطعی و ضمائم انجام می شود . متقابلا حسابهای بودجه  ( طرح ، درآمد، جاری) بدهكار می شوند

13 ـ لازم به ذكر است كه فعالیتهای اداره تداركات كه آثار مالی ببار می اورند در چهار چوب نظام حسابداری دولتی و بصورت مفهوم حسابداری تنخواه گردان انجام می شود . بدین لحاظ نگهداری حساب ریالی برای موجودیهای انبار در نظر گرفته نشده و قیمت تمام شده موجودیها بهنگام خرید در امور مالی و ذیحسابی به حساب هزینه قطعی منظور می گردد . كلیه خریدهادر چهار چوب بودجه مصوب سالانه و با توجه به تامین اعتبار آن صورت می پذیرد.


3 ـ4ـ شرح فعالیتهای تنظیم اسناد


1 ـ كمك به امور مالی و ذیحسابی در امر صدور سند هزینه قطعی  ( فرم رسمی دولتی محسوب می شود ) در سه نسخه كه حدودا 3 تا 4 مورد در هفته صادر می شود و بانضمام فاكتورهای خرید برای امور مالی ارسال می شود .

2 ـ تشخیص سر فصل حسابهای هزینه دولتی مطابق با مواد 21 گانه هزینه در چهار فصل برای هزینه ها و خریدهای انجام شده توسط اداره تداركات با راهنمایی امور مالی و ذیحسابی .

3 ـ تنظیم فهرست نماینده اسناد هزینه قطعی در دو نسخه كه حاوی شماره و تاریخ سند هزینه قطعی ، خلاصه شرح سند، مبلغ سند و شماره در خواست خرید می باشد . یك نسخه آن پس از اخذ رسید از امور مالی و ذیحسابی مبنی بر دریافت اسناد هزینه قطعی و ضمائم برگشت داده می شود و در حسابداری مبنای ثبت در حسابهای كارپردازان و فروشندگان ( بستانكار) و متقابلا حسابهای بودجه ( طرح ، درآمد ، جاری) بدهكار قرار می گیرد به عبارت دیگر رسید امور مالی و ذیحسابی بر روی فهرست نماینده اسناد هزینه قطعی به منزله تأئید  هزینه قرار گرفته در صورتی كه مراحل رسیدگی متعقبا انجام می شود.

4 ـ تنظیم خلاصه فهرست اسناد هزینه قطعی در دو نسخه كه حاوی شرح خریدها و هزینه ها به تفكیك هر یك از كارپردازان ویا انجام دهندگان هزینه ، شماره ماده هزینه ، شماره برگ در خواست خرید ، و مبلغ می باشد یك نسخه بهمراه سند هزینه قطعی به امور مالی و ذیحسابی ارسال ، یك نسخه دیگر مبنای ثبت و كسر از حساب كارپردازان ( به تفكیك هر كدام  ) قرار می گیرد.

5 ـ تنظیم نماینده اسناد برای هر كارپرداز در یك نسخه كه حاوی شماره و تاریخ سند قطعی ، بنام گیرنده وجه ، شرح سند و مبلغ می باشد فرم فهرست نماینده اسناد هزینه قطعی بعنوان صورتجلسه این فرم تلقی می شود.

6 ـ عقد قرار دادهای 89 روزه با كارگران روز مزد ، این كارگران به انجام امور خدماتی ( نظافتچی ، آبدارچی ، كمك انباردار و…) مشغول می باشند و مشمول قانون كار بوده و از مزایای بیمه تامین اجتماعی ، بن كارگری و… استفاده می كنند .

7 ـ تنظیم لیست دستمزد ماهانه برای كارگران روز مزد در پنج نسخه (یك نسخه برای بانك ، دو نسخه برای امور مالی و ذیحسابی و یك نسخه بایگانی اداره تداركات و یك نسخه نیز اضافه است)

8- پیگیری امور بیمه كارگران روزمزدی، تنظیم اظهارنامه بیمه و تكمیل لیست دستمزد برای تامین اجتماعی، اطلاق چك حق بیمه از امور مالی و ذیحسابی و تحویل به تامین اجتماعی واخذ رسید برروی اظهارنامه بیمه و لیست دستمزد از شعبه تامین اجتماعی

9- پیگیری امور پرداخت مالیات حقوق كارگران روزمزدی كه بواسطه تقلیل مالیات و عدم شمول تاكنون انجام نشده ولی با افزایش حداقل دستمزد در سال جاری و رسیدن حقوق تعدادی از كارگران روزمزد به حدنصاب پرداخت مالیات درسال جاری این مسئله درجریان كار قرار گرفته است.

4-4- شرح فعالیتهای كارپردازی

1-انجام عملیات خرید كالا و خدمات توسط 3 نفر كارپرداز از منابع داخل كشور بدون تفكیك تخصصی كالاها و خدمات انجام می شود.

2-برنامه ریزی داخلی و توزیع درخواستهای خرید بین كارپردازان توسط مسئول كارپردازی انجام می شود.

3-درخواستهای خرید كالا توسط مدیریت واحدهای متقاضی صادر شده پس از تائید و تصویب های ریاست اداره تداركات، مدیر امور اداری و خدمات و امور مالی و ذیحسابی و معاونت مالی اداری توسط مسئول كارپردازی دریافت و سپس بین كارپردزان توزیع می شود.

4-خریدها می بایست براساس آئین نامه معاملات دولتی انجام شود كه خلاصه آن بشرح زیر است:

برای خرید های تا سقف دو میلیون ریال اخذ پیش فاكتور و بررسی قیمت توسط ریاست اداره تداركات منجر به انتخاب منبع خرید می گردد. برای خرید های تا سقف سه میلیون ریال اخذ سه بار استعلام بها از منابع خرید و سپس انتخاب منبع خرید با نظر ریاست اداره تداركات میسر است. برای خریدهای بیش از سه میلیون ریال انتشار آگاهی مناقصه عمومی و انتخاب منبع خرید از این طریق انجام می شود.

5-كارپردازان پس از انتخاب منبع خرید كالا و خدمات چنانچه نیازمند به پیش پرداخت باشد از حسابداری درخواست وجه نموده و چك صادره را در اختیار فروشنده قرار می دهند.

6-مسئولیت پیگیری دریافت كالا و خدمات و نهایتاً تحویل به انبار (كالا) و تحویل به دریافت كننده (خدمات) بعهده كارپرداز مسئول است.

7-مسئولیت ارائه درخواست خرید و صورتحساب به انبار به همراه اجناس خریداری شده و سپس اخذ یك نسخه قبض انبار بعهده كارپرداز مسئول است.

8-كارپرداز مسئول، كلیه مدارك را جهت صدور سند هزینه قطعی به تنظیم اسناد ارائه می دهد.

9-درمواردی كه تحویل كالای خریداری شده به مصرف كننده ضرورت فوری دارد جنس مستقیماً به واحد مصرف كننده تحویل می شود. ولی حواله و قبض انبار معادل یكدیگر صادر شده و مراحل ثبت دركاردكس انبار مانند سایر موارد است.


5-4-شرح فعالیتهای انبارها


سه انبار ملزومات، ترابری و مصالح ساختمانی مجموعه انبارهای اداره تداركات می‌باشند، اقلام خریداری شده در آنها نگهداری و سپس به مصرف كنندگان (واحدهای سازمانی) تحویل داده می شوند. شرح فعالیت انبارهای سه گانه به این ترتیب است:


1-5-4-انبار ملزومات


1-انبار ملزومات دارای حداكثر 200 قلم جنس می باشد كه در یك سالن مسقف نگهداری می شوند.

2-اقلام عمده انبار ملزومات شامل فیلمهای عكاسی، كاغذ عكاسی، داروهای ظهور و ثبوت، وسایل و ملزومات مصرفی اداری و خدماتی است.

3-فرمت كاردكس انبار برای كلیه اقلام بصورت دفتر (مجلد) نگه داری می شود شماره اقلام منطبق بركاردكس واحد كاردكس می باشد.

4-دریافت كالاهای خریداری شده و صدور قبض انبار در سه نسخه برای بایگانی انبار واحد كادركس و تنظیم اسناد ارسال می شود.

5-درصورت عدم موجودی جنس درخواست شده در انبار برروی حواله انبار (صادر شده توسط واحد كاردكس) «موجود نیست» درج می شود.

6-شماره گذاری اقلام بر روی قفسه ها منطبق با شماره كاردكس انجام شده ولی بعلت كمبود فضای انبار ردیف شماره اقلام در كنار یكدیگر رعایت نشده است.

7-ثبت مقادیر وارده و صادره كالا در كاردكس (دفتر) بترتیب براساس قبض انبار و حواله انبار انجام می شود.

8-تحویل جنس به واحدهای مصرف كننده براساس حواله انبار صادره توسط واحدكادركس انجام وسپس توزیع نسخ حواله انبار توسط انبار دار انجام می شود. (برای بایگانی انبار، كاردكس تداركات و واحد مصرف كننده)

9-انبار گردانی سالانه با حضور نمایندگان امور مالی و ذیحسابی انجام می شود. موجودیها یك بار شمارش گردیده و با كاردكس مقایسه و درصورت مغایرت كاردكس اصلاح شده و درصورتجلسه ثبت می شوند.

10-جهت پیگیری شماره اقلام از دفتر راهنما برحسب حروف الفبا (نام جنس) استفاده  می شود.


2-5-4-انبار ترابری


1-انبار ترابری دارای حداكثر 900 قلم جنس (قطعات یدكی وسایط نقلیه ) است كه بعلت عدم اختصاص فضای مناسب بخشی از اقلام آن در انبار ملزومات بخش در محوطه روباز و بخشی در انبار پای كار (حدد 340 قلم قطعات یدكی كه مصرف زیاد دارند) نگهداری می شوند.

2-فرمت كاردكس انبار برای كلیه اقلام بصورت دفتر (مجلد) نگهداری می شود شماره اقلام منطبق با كادركس واحد كادركس است.

3-ثبت مقادیر وارده و صادره كالا در كادركس بترتیب براساس قبض انبار و حواله انبار انجام می شود.

4-دریافت كالاهای خریداری شده وسپس صدور قبض انبار در سه نسخه كه برای بایگانی انبار، واحد كاردكس و تنظیم اسناد ارسال می شود.

5-درصورت عدم موجودی جنس درخواستی در انبار بر روی حواله انبار (صادره توسط واحد كاردكس) «موجود نیست» درج می شود.

6-انبارگردانی سالانه با حضور نمایندگان امور مالی و ذیحسابی، مانند انبار ملزومات انجام می شود.

7-در اوایل سال 72 موجودی انبار پای كار كه مسئولیت آنها بعهده واحد ترابری بوده به موجودی انبار ترابری منتقل گردیده ولی از نظر نزدیكی به واحد ترابری همچنان درهمان محل قبلی مستقر می باشد و مسئولیت دریافت و تحویل اقلام را بعهده دارد.


قسمت ششم : پیشنهاد (چارچوب سیستم های مورد نیاز)


به منظور بهبود روشهای گردش عملیاتی اداره تداركات درجهت نیل به اهداف مورد نظر آن اداره برپایه اصول روابط منطقی سازمانی و گردش صحیح اطلاعات كه بواسطه وجود ارتباطات منطقی بین دوایر و با محیط بیرونی اداره تداركات باید پایه ریزی گردد پیشنهادات ذیل بصورت مفاهیم كلی ارائه می گردد:

1-تعیین ساخت سازمانی مناسب بر پایه اصول روابط منطقی سازمانی، تفكیك مسئولیت های پرسنل از یكدیگر و تدوین شرح وظایف پرسنل طبق ساختار سازمانی جدید .

2-برطرف نمودن ضعف كیفی نیروی انسانی (دربرخی پستها) از طریق تشویق به شركت در كلاسهای آموزشی مراكز آموزشی حرفه ای (مانند مراكز آموزش مدیریت دولتی مركز آموزش مدیریت صنعتی) و تقبل هزینه كلاسها توسط سازمان

3-استفاده از امكانات و خدمات ماشینی (كامپیوتر) جهت سرعت بخشیدن به گردش امور وثبت ونگهداری اطلاعات بخصوص در مورد ثبت و نگهداری اطلاعات موجودیهای انبار، حسابهای كارپردازان، فروشندگان، تنخواه گردانها و… و بانكها اطلاعاتی جهت خردیدهای بهینه.

4-طراحی و استقرار سیستم های اطلاعاتی خرید موجودیهای انبار و حسابداری كه منجر به تهیه و تدوین گزارشات جامع اطلاعاتی بصورت مناسب و بهنگام گردند تا مدیریت (به مفهوم عام) اداره تداركات را جهت تصمیم گیری برنامه ریزی و كنترل و هدایت عملیات خرید، نگهداری موجودیهای انبارها و مصارف موجودی ها یاری رساند.

5-طراحی و استقرار سیستم های فوق بصورت طراحی نمودارهای گردش عملیات، تعیین ورودیها و خروجیهای هریك از سیستم ها (فرمها و كارتهایی كه مبانی واریز اطلاعات به كامپیوتر) و تعیین ارتباطات منطقی گردش اطلاعت بین دوایر استفاده كننده از سیستم ها و همچنین محیط بیرونی اداره تداركات (كل سازمان نقشه برداری) باید تبلور یابد تا از انجام تداخل امور دوایر در یكدیگر، از انجام دوباره كاریهای غیرضروری لوث شدن مسئولیتها، گردش غیر ضروری فرمهای بی مورد جلوگیری شده و حجم عملیات و گردش اطلاعات بصورت منطقی، كارآ و موثر درآید.

6-لزوم تمركز كلیه عملیات خرید كالا و خدمات اداره تداركات و جلوگیری از پراكندگی این گونه عملیات در سازمان می بایست برای مدیریت توجیه و در جهت این امر تلاش نمود تا از طریق مزایای كاربرد سیستم های بهینه در اداره تداركات، كل تشكیلات سازمان منتفع گردند.

7-جهت بهبود وضعیت نگهداری موجودیها علاوه بر استفاده از سیستم های نرم افزاری كارآ و موثر می بایست مسئولین را از نظر امكانات سخت افزاری (ساختمانها و تجهیزات انبار) و همچنین نیروی انسانی تقویت نمود.

8-روشهای مناسب كدگذاری اقلام انبارها برپایه و اصول منطقی و با توجه به ماهیت و نوع اقلام باید تدوین و بمورد اجرا گذارده شود تا استفاده (كامپیوتر) بسهولت و بهتر صورت پذیرد.

9-در رابطه با اولین اقدام برای مكانیزاسیون سیستم های مورد نیاز سازمان سیستم انبار با مشخصات پیوست پیشنهاد می گردد، كه این سیستم با چهارچوب مشخص شده به عنوان سیستم پیشنهادی خواهد بود.



مشخصات كلی سیستم كنترل موجودی و حسابداری انبار


-         وظایف عمده سیستم شامل موارد زیر خواهد بود:

-    نگهداری و بروز آوری اطلاعات پایه اقلام انبار (شامل شرح، كد، واحد اندازه گیری مقدار اول دوره قیمت واحد قفسه و ردیف)

-         قسمت گذاری اقلام وارده و صادره به روش میانگین موزون

-         بروزآوری موجدی مقداری و ریالی انبارها

-         ثبت و نگهداری گردش اقلام انبارها

گزارشات سیستم به قرار زیر خواهد بود:

-         كاردكس مقداری و ریالی هریك از اقلام

-         كاتالوگ اقلام انبار

-         بررسی اطلاعات اسناد انبار

-         گردش موجودی مقداری و ریالی انبار (ماهانه)

-         گردش موجودی مقداری و ریالی انبار (سالانه)

-         خلاصه گردش مقداری و ریالی اقلام صادره از انبار

-         گردش انبار گردانی

-         برگ شمارش TAG (جهت انبار گردانی)

-         لیست مغایرت انبارگردانی

-         گردش تعدادی انبار (جهت مسئولین انبار)

-         خلاصه مصرف مراكز هزینه)