گزارش کاراموزی تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها

گزارش کاراموزی تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها در 80 صفحه ورد قابل ویرایش

Systemتعاریفی از سیستم 

1)سیستم عبارت است از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با یكدیگر كه در جهت یك یا چند هدف معین گام بر می دارند.

2)سیستم عبارت است از مجموعه ای از وظایف به هم پیوسته و مرتبط با یكدیگر كه با انجام هر كدام از این وظایف بخشی از هدف سازمان تامین خواهد شدو با انجام كلیه وظایف در سازمان كل هدف سازمان تامین می گردد.

3)سیستم عبارت است از مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با روابط متقابل و وابستگی متقابل كه در جهت یك یا چند هدف معین گام بر می دارند.

4)سیستم عبارت است از مجموعه ای از سیستم های فرعی كه هر كدام از این سیستم های فرعی دارای فعالیت هایی هستبد كه هر كدام از این فعالیت ها دارای گردش كاری هستند كه هر كدام از این گردش های كار از طریق شیوه ها و متد های متعددی انجام می شود.به عبارتی با جمع تعدادی از شیوه به روش و با جمع روشها به به یك سیستم می رسیم.

 
 
 
 
 

5 روش  

  عبارت است از یك سری عملیات و مراحلی كه برای اجرای تمام یا قسمتی از یك سیستم انجام می شود.

شیوه 

عبارت است از تشریح جزیات و مراحل انجام دادن یك كار

9فیفنر ولین :

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است ازبررسی معایب و پیدا كردن راه حل مشكلات سازمان. 

    تشخیص معایب سازمان و ارایه راه حل برای آن.

 10 آلن دیویس:

تجزیه و تحلیل سیستم ها  و روشها عبارت است از یك وظیفه و كار ستادی و تخصصی كه هدف آن مطالعه  بررسى و بهبود بخشیدن به كلیه سیستم ها و روشهاى موجود در سازمان است. 

    ماهیت وظایف و هدفهای تجزیه و تحلیل را مشخص مى كند.

 11 نورمن بریش:

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از مطالعه و بررسی به منظور بهبود بخشیدن به سیستم هاى خدماتى و كنترل كننده و هما هنگ كننده عملیات سازمان. 

    تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها خط مشى آینده سازمان را مشخص مى كند.

  12 چارلز هیكس:

تجزیه و تحلیل سیستم ها عبارت است ازمطالعه جامع و كامل سیستم ها و روشهاىسازمان به منظور بهبود بخشیدن و ساده كردن امور دفترى. 

    كشف مسایل و مشكلات اداری در جهت بهبود وضع كل سازمان.

 13 تعریف كلى تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها:

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از تكنیكى كه مدیران را از وجود مسایل و مشكلات موجود در سازمان آگاه می سازد و با بررسى ها ى منظم راه حل هاى مناسب براى رفع هر یك از آنها ارایه مى دهد.این بررسى ها باید مبتنى بر اصول روش تحقیق علمی باشد تا بتوان با حل مشكلات كارایى و سود سازمان را افزایش و بقای سازمان را تضمین نمود. 


 

14 وظایف واحد های تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها

 1)طرح ریزى سازمان و تجزیه و تحلیل

2)استقرار و تجزیه و تحلیل سیستم ها

3)ارزیابى مدیریت

4)تهیه دستورالعمل های كتبى و مدون

5)تهیه و كنترل فرم ها

6)سیستم بایگانی اسناد و مدارك و پرونده ها

7)ارزیابى نیروى انسانى و تقسیم كار

8)اندازه گیرى كار

9)انتخاب وسایل اداری و دفترى

10)تجزیه و تحلیل جا و مكان

11)استقرار و پیاده كردن سیستم هاى جدید

12)توسعه و تحقیق 

16 

فرایند تجزیه و تحلیل سیستم ها كاملا منطبق با روش علمى است:

مراحل روش علمی تحقیق               فرایند تجزیه وتحلیل سیستم ها                        

1)طرح مسئله                                    1  )تشخیص و بیان مشكل و تعیین حدود آن

2)تهییه و تنظیم فرضیه                      2)تهییه و تنظیم طرح مقدماتی تجزیه و تحلیل

3)جمع آورى اطلاعات                          3)جمع آورى و ثبت اطلاعات و حقایق

4)طبقه بندى اطلاعات                           4)تجزیه و تحلیل اطلاعات و حقایق

5)مطالعه اطلاعات بدست آمده و تشخیص رابطه علت و معلولی                             5)تهیه و تنظیم آزمایش وارزیابى راه حلهاى جدید

6)تعیین اعتبار و نقد فرضیه             6)تهییه و تنظیم گزارش نهایى و ارایه پیشنهاد ها جهت تصویب مدیریت

7)نتیجه گیرى و تهیه گزارش                    7)اجرا و استقرار طرح پیشنهادى

      8)نظارت بر اجرای طرح و ارزیابی نتیجه

 17 

    مرحله یك:تشخیص و بیا ن مشكل و تعیین حدود آن

1)تشخیص مشكل  

1.ممكن است تجزیه و تحلیل كننده شخصا به وجود یك مشكل در سازمان پى ببرد.

2.گاهى مشكل سازمان بوسیله مدیریت دستگاه عنوان می شود و از تجزیه و تحلیل گر

خواسته مى شود به مشكل رسید گى كند

3.گاهى در حین بررسى به منظور ساده كردن كار در سازمان تجزیه و تحلیل كننده متوجه مشكل مهمتر و اساسى تر مى شود.

2)بیان مشكل ...آثار و علایم مشكلات               علل مشكلات

1.اضافه كاری بیش از حد                          1.كافى نبودن تسهیلات

2.افزایش استعفا و تمارض پرسنل                 2.مناسب نبودن محل كار

3.گم شدن پرونده ها                                 3.نداشتن مدیریت متخصص

4.افزایش مداوم بودجه و هزینه                    4.كافی نبودن تعداد پرسنل

5.فقدان صحیح مدیریت                          

 3)تعیین حدود مشكل

هر چه دامنه مشكل محدود تر باشد مطالعه در باره آن آسان تر و حل مشكل مطلوب تر است

  مرحله 2.تهییه و تنظیم طرح مقدماتی تجزیه و تحلیل

1)عنوان طرح یا نام مشكل  :  بررسى وضع حقوق و

Xمزایای كارمندان اداره

2)هدفها ى تجزیه و تحلیل :   تجزیه و تحلیل میزان راندمان و كارایى كارگران و كارمندان قسمت تحویل كار در xسازمان

3)روش كار یا راههای بین هدف

4)نتایج حاصل از طرح یا آنچه ازاجراى تجزیه و تحلیل مى توان انتظار داشت  :  بهبود یك روش ممكن است سبب كاهش ساعات كار یك كارمند یا كارگر شود

 
 
 
 20 

5)مسولان اجراى طرح یا متصدیان تجزیه و تحلیل

6)برنامه زمانى یا مدت زمان لازم براى اجراى طرح

    زمان لازم براى جمع آورى و ثبت اطلاعات
    زمان لازم براى تجزیه و تحلیل اطلاعات
    زمان لازم براى تهیه گزارش
    زمان لازم براى رفع مشكلات
    زمان لازم براى اجرا

 21 

7)هزینه اجراى طرح

    هزینه تكثیر اوراق
    هزینه تهیه كتب
    هزینه پرسنل
    هزینه وسایل و تجهیزات

 22 

8)تصویب طرح

طرح مقدماتى باید توسط رییس قسمتی كه تجزیه و تحلیل برای آن انجام مى شود،مسئول و تهیه كننده طرح امضا شود و براى تصویب نهایى به مدیریت سازمان ارائه شود.

 23 

    مرحله سوم . جمع آورى و ثبت اطلاعات

1)جمع آورى اطلاعات

    نمودار و راهنماى سازمان
    مشاهده و مطالعه طریقه انجام كار
    مصاحبه با مدیران و كاركنان سازمان
    پرونده ها،اسناد،مدارك و فرمها

2)ثبت اطلاعات

 24 

    مرحله 4 .تجزیه و تحلیل اطلاعات

در تجزیه و تحلیل اطلاعات باید به سوالاتی با موضوعات زیر پاسخ گوید:

1.ضرورى بودن سیستم یا روش

2. نحوه اجرا و انجام سیستم یا روش

3.امكان صرفه جویى در زمان،نیروى انسانى و هزینه اجراى سیستم یا روش

4.مجرى یا مجریان سیستم یا روش

5.ابزار و وسیله انجام كار

 25 

    مرحله 5.تهیه و تنظیم آزمایش و ارزیابى راه حل هاى جدید

1)تهیه راه حل جدید(پیشنهادى)

2)آزمایش عملى بودن راه حلهای پیشنهادى

    ساده بودن
    مناسب بودن
    امكان پذیر بودن
    قابل قبول بودن

 

انــواع روشهــا :  

روشهای عمومی : روشهایی هستند كه در ارتباط با فعالیتهای اداری و پشتیبانی و ستادی دستــگاه بوده و در عمـوم دستگاه های دولتی مورد عمل و رایج می باشد مثل روش كارگزینی ، حسابداری  
 
روشهای اختصاصی : روشهایی هستند كه اختصاصاً در یك دستگاه و صرفاً در ارتباط با وظایف اصلی و تخصصی همان دستگاه مورد اجراء می باشد . مانند روش پذیرش مریض در بیمارستــان ، روش صدور شناسنامه در ثبت احوال، روش ثبت نام دانشجو در دانشگاه .  
 
روشهای مشترك : روشهایی هستند كه برای انجام آن ، وزارتخانه -ها و سازمان های مختلف هر یك عهده دار اجرای مراحلـی از روش مورد نظر می باشنـد . مانند روش صدور موافقت اصولی برای ایجاد صنایع .

 

ویژگی های تحلیل گر عبارتند از :  

1- هر یك از مراحل تجزیــه و تحلیل دشواریهای خاص خود را دارد . اگــر تحلیل گر علاقه كافی به كار خو داشته باشد و بر نقش مثبت كاری كه انجام می دهد ، معتقد باشد ، با صبر و ابتكار خواهد توانست بر مشكلات فائق آید . 

2- تحلیل گر باید دارای ذهنی پرسشگر باشد . درباره وضع موجود و آنچه كه هست ، شك كند و در مسیر آنچــه كه باید باشد ، پیش برود و بدنبال كشف واقعیتها باشد و در راه حصـول به بهترین ها از خود ، خلاقیت و نوآوری نشان دهد .  

3- تحلیل گرموظف است اجــزای سیستم را مرتبط با یكدیگــر ببیند و آنها را بصورت هماهنگ و متحــد درآورد (یعنــی به صورت یك كل متشــكل و هماهنگ ) و نه این كه فقط به یك جزء بپردازد و سایر ارتباطها را از نظر دور بدارد . 

 
 
 
 
 

4- تحلیل گر باید متوجه نقش مهم كاركنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و ریزه كاریهای رفتار كاركنان در سازمان آشنا باشد . تغییرات مطلوب زمانـی حاصل می شود كه افراد سازمان آنها را بپذیرند و به مرحله اجرا درآورند .    

5- تحلیل گر بایستی با بررسی كافی و برخورد سیستمی ، علتها را از معلولها تشخیص دهد و برای رفع مشكل ، نسبت به شناخت علل اصلی بوجود آورنده مشكل ، اقدام كند و به منظور برطرف كردن علل واقعی راه حل های منطقی و عقلائی ، ارائه دهد .     

6- تحلیل گر بایستی واقعیات را درنظر گرفته و بی طرفـی خود را حفظ و از دخالت دادن نظرات شخصی در كار تجزیه و تحلیل اجتناب ورزد .      

7- تحلیل گر باید به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.   

8- تحلیل گر باید صبور باشد ، برای پاسخگویی به پرسشها و حل مشكلات ، صبر و شكیبائی ضرورت دارد .

 
 
 
 
 
 

جمـع آوری و ثبت اطـلاعات و حقایـق 

بررسی یك سیستم به منظـور پیدا كردن معایب و مشكلات موجود ، یا مطالعه یك روش برای ارائه راه حل بهتر ، مستلزم آشنائی كامل با سیستم یا روش مـورد نظر می باشد و این امـر تنها از طریق جمـع آوری اطلاعات و پی بردن به حقایق امكانپذیر خواهد بود . در مرحلـه جمع آوری اطلاعات ، علت باید مورد توجه قرار گیرد ، نه معلول .  
مناسبترین روشی كه می توان اطلاعاتی صحیح در مورد نحوه انجام یك كار یا معایب موجود در آن بدست آورد این است كه از كارمندی كه آن كار را انجام می دهد ، سوال شود كه آیا می تواند وظیفه خـود را به روشی بهتر انجام دهد ، یا اینكه به نظر او چه معایبی در آن كار وجود دارد .

 

نمــودار جریــان كــار 

تكنیك یا فن دوم از روش های مورد استفاده برای سـاده كردن و بهبود روشها در یك سازمان « بررسی جریان كار » است كه با دو هدف عمده و كلی :  

1- آشنائی با بررسی و نحوه تجزیه و تحلیل جریان كار  
2- آگاهی از كاربرد نمودارهای عمودی و افقی جریان كار  

بحث را دنبال می كنیم

با یك بررسی مداوم و منظم می توان كارهای غیرضروری را حذف یا روش انجام امور را ساده كرد . بدین ترتیب بهره و كارآئی سازمـان افزایش می یابد ، نظــر مساعد مراجعــه كنندگان نسبت به سازمان جلب می شود و كاركنان دلگرمی بیشتری پیدا می كنند .

كار در یك سازمـان شباهت زیادی به یك جــاده دارد سازمانی را در نظر بگیرید كه در بخشهای گوناگون آن گــره ها و تنگناهایی وجـود دارد كه مانع انجــام كار با سرعت مناسب می شود . در برخــی از قسمتهای جاده چون وسعت دید كافــی موجود است و سایر شرایط نیـز مناسب است رفت و آمــد به آسانی صورت می گیــرد در برخــی از بخشهای سازمانــی نیز كار به سرعت انجام می شـود و میزان كارآئی در حد معقول و مناسبی است اما قسمتهایی هم وجــود دارند كه مانند یك گره در جاده در كار سازمان اخلال ایجــاد می كنند و در جریــان كار وقفه بوجـود می آورند . متاسفانه با اینگونــه مشكلات هم در سطح كلان و هم خرد مواجه هستیم و جریان كارها در اغلب سازمانهای ما با مراحل زائد ، تكـراری ، بی هدف و بی منطــق در آمیخته است . با بررسی علمــی جریان كارها می توان به این اختلالات و نارسائیها پی بـرد و راه های بهتر انجام كارها را یافت و برای بهسازی روشهای كار اقـدام كرد . یكی از روشهایی كه ما را در این راه كمك می كند بررسی گردش یا جریـان كار است كه در فرمی بنام « نمودار جریان كار» منعكس می شود .